主持人指南_输出实验室

2021-12-11 更新 • 2021-05-19 发布
3050 字 • 8 分钟

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主持人目标&职责

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工作清单

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进阶标准

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FAQ

欢迎你把自己的疑问和最后的解法,自主分享到「输出实验室」在知识星球的 公开交流区 ,一起共建 😄

关于节奏把控

要点速览:

  • Q.如何不尴尬地打断发言?
  • Q.处理单个议题时,快要超时了怎么办?
  • Q.如果会议时间到,还有一些议题没讨论,怎么处理?
  • Q.议题讨论环节,主持人如何高效串场?
  • Q.现场要不要调整会议节奏,评估依据是什么?
  • Q.遇到强势主导议程的提议人,怎么办?

Q.如何不尴尬地打断发言?

应急预案

  1. 如果是感到对方貌似跑题了,可以先和提议人确认,然后顺势推进。比如这么说:

    稍等一下,为了聚焦当前议题,我先和提议人确认一下。@XX(提议人),你感觉当前的讨论是否在满足你的需求?

  2. 如果是快要超时想把控节奏,可以用闹钟的方式,比如设个对应闹钟,用闹钟声音来提醒。

防范措施

  1. 开会伊始就澄清时间提醒规则,打预防针,比如:

    这回的时间提醒规则是这样:

    • 第一,闹钟会响至少 2 次:在离预计时长还有 30s 的时候,以及在到点的时候,都会响铃。
    • 第二,到点后,我会根据会议剩余时间和需处理的议题,来灵活调整节奏。
    • 第三,如果你希望现场进程快些,欢迎在聊天窗口发文字提醒,提醒大伙儿加快节奏。
  2. 发现时间节奏已经比较紧张时,打预防针,预告一下接下来会加速推进议程,请大伙儿发言紧扣主题。比如:

    我们剩下的时间比较紧张,接下来需要加速推进议程,想请大伙儿留意以下三个注意事项:

    • 首先,发言时请围绕议题提出者的需求。
    • 其次,方便直接文字回应的,还请尽量先文字回应,这样咱们可以并行处理更多需求。
    • 最后,也是最重要的:咱们寻求支持时,注意避免完美主义,不求一次得出完备的解决方案,能先往前推进一步就已很好。也借助这个机会,练习小步快跑、敏捷迭代。

Q.处理单个议题时,快要超时了怎么办?

先整体评估时间压力——

  • 如果会议还有时间、剩余议题不多,那单个议题超一些也无妨。

  • 如果感到时间压力,那不同情况有不同策略:

    • 如果是刚进入一个新议题,且预判这个比较复杂会超出预计时间:此时请先助力提议人精简需求。比如:

      @xx ,目前我们时间有限,可能来不及满足你原定的所有需求。可否请你做个思想实验,精简一下需求?也就是快速思考一下这个问题:
      如果现在只有 2 分钟,你觉得我们做什么,就足以让你不再卡在原地?

    • 如果是在处理一个议题的过程,发现时间紧张

      • 此时先提醒提议人不必所有人都发言,比如

        今天时间比较紧张,你看还必须其他人发言吗?如果需求其实已经满足,我们就先处理下一个议题?

      • 同时看情况抛出一些其他解法选项,比如:

        或者请其他伙伴如果还有想补充的内容,先文字写下要点,你没看懂再发起沟通,这样如何?

        我们不求一次得出完备的解决方案,能先往前推进一步就已很好。

Q.如果会议时间到,还有一些议题没讨论,怎么处理?

先看未处理议题的优先级如何:

  • 如果是中高优先级议题,

  • 先确认需求有多少:询问议题提出者,是否必须本次会议处理,需要谁来参与、预计多长时间;如果是,

  • 再确认供给能否满足:询问必须参与的同学,可否延迟对应时间,并欢迎感兴趣的伙伴留下。同时请先行离开的伙伴文字 check out 。

  • 如果是低优先级议题,则鼓励提出的同学,根据自己的需要来推动这些需求的处理,比如会下交流,或者下次会议再提出。

总之尽量不超时。

Q.议题讨论环节,主持人如何高效串场?

  1. 确认前一议题的提议人需求已得到满足

  2. 迅速进入下一议题——主持人无需念出议题标题等信息,交给提议人介绍即可。如:

    好,我们进入下一个议题,提议人是 @XX。

    @XX ,可以说下你需要什么支持吗?比如需要现场谁、做什么?

Q.现场要不要调整会议节奏,评估依据是什么?

比如是否提醒发言加速或是否允许加时,主持人到底如何判断?

其实判断依据只有一个:

你对会议剩余资源和我们需处理的需求余量的评估

注意:请不要把擅长会议组织的同学特殊对待,比如看 ta 还在发言,就犹豫是不是节奏可以先不往前赶。要知道有时候 ta 可能也会忘记时间的。。。😂

总之,主持人不必管在发言的人是谁,专注履行好这个角色的关键职责——

及时识别并干预会议/各环节目的以外的时间花费,保障会议目的高效达成

Q.遇到强势主导议程的提议人,怎么办?

如果是在处理他的议题,那挺好的——提议人主动推动处理自己的需求,那主持人正好可以放松一会儿。

关于会议氛围

要点速览:

  • Q.如何让氛围轻松、有温度?
  • Q. check out 环节如何有的放矢且有温度地回应他人发言?
  • Q.如果对方提出了一些不满或期待,但没明确说出需要谁做什么,怎么处理?
  • Q.如果有参会人提到感觉很累,或还有其他事情没处理,怎么回应?
  • Q.如果会议中有伙伴因网络状态等原因无法正常发言,怎么处理?

Q.如何让氛围轻松、有温度?

  • 打心底里关注对方和重视对方说的内容,让每位发言人都感到自己被重视

  • 邀请对方发言时,少用祈使句,尽量用问句,把选择权交给对方。比如:

    @xx,你最想和大伙儿分享的启发或行动打算是?

    而不是下面这些:

    • @xx,请分享一下你的启发或行动打算
    • @xx,来分享一下你的启发或行动打算
  • 在发言人说完的过程,及时响应,比如回应一些语气词“嗯~”“哈哈”等,表达自己的好奇、惊讶、开心等。毕竟语音会议看不到对方表情,能及时有声音响应,能让对方感受到我们在、他不是对着空气在说话,减少现场尴尬。

  • 回应的时候,参考非暴力沟通的模式:先回应自己的感受或对自己的影响,再把话题往前推,无论是提问或推进到下一个议程

  • 在开场和结尾的时候,更有仪式感。比如:

    今天是我们这周第一次/最后一次碰头,很期待接下来的交流。

    好,今晚的会议到此结束,谢谢大家的时间,给彼此补充能量、促进彼此持续输出。预祝大家在接下来一周都有自己期待的产出,期待下次来分享各自的进展收获、继续相互支持啦,我们周 x 见。

Q. check out 环节如何有的放矢且有温度地回应他人发言?

用非暴力沟通的方式,简要表达共鸣、期待或感谢,总之是争取让对方感到鼓舞、更有信心。比如:

  • 嗯呢谢谢 xx 分享,我也有同样的感受/想法,感觉很有共鸣,也特别期待后续多多分享交流
  • 谢谢 xx 分享,这个想法我很感兴趣,也很期待听到后续更多进展:D 如果有什么需要支持的,欢迎随时提出
  • 谢谢 XX 分享,这个点也打开了我的盲区,让我意识到 balabala ,期待后续更多交流:D

也可以针对具体内容做反馈,不过需注意避免展开讨论,避免会议拖沓收尾。

Q.如果对方提出了一些不满或期待,但没明确说出需要谁做什么,怎么处理?

可以尝试帮助发言人明确自己的需要。

比如:

嗯,听上去你有一些期待,那你需要谁做什么吗?

=》不需要。

好的,如果你有需要的话,欢迎随时提出哦

=》需要,需要@XX 做什么。。。

好的,@XX ,你可以回应一下他的需求吗?

或尝试更进一步,帮整个小组往更自组织的方向推进:

嗯,你的感受我们收到了,很开心你愿意和我们分享。那你需要缩小和预期的差距吗?

=》需要

嗯嗯,如果你希望缩小和预期的差异,有两种选择,你看倾向哪种?

一种是提出自己的需求,推动现状朝自己的预期演进。另一种是调整自己的预期。

=》第一种

嗯嗯,如果希望会上能处理自己的需求,可以把关键词和优先级列一下,我们待会儿按优先级来处理

=》第二种,调整自己的预期

嗯嗯好滴。每个人是自己目标和需求的第一责任人,等你需要我们支持了,欢迎随时提出。

Q.如果有参会人提到感觉很累,或还有其他事情没处理,怎么回应?

可以告诉他,如果自己没有需要上会处理的需求,其他伙伴也没有必须你现场处理的需求,可以不参加的。这是按需参会,不必有心理负担。

Q.如果会议中有伙伴因网络状态等原因无法正常发言,怎么处理?

等待5-10秒,确认这位伙伴当前无法正常发言后,先快速进入下一环节。

等这位伙伴回到正常状态后,如果必要,可以在合适的时候再继续刚才的环节,或寻找合适机会给对方补上缺失的内容。

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  • 220519 更新电子表格地址
  • 211211 增补 check out 环节回应的方法
  • 211017 调整组块、增补关于节奏把控的思路
  • 210717 迭代多次后,闪闪从腾讯文档迁移到博客
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